Offboarding – Cách xây dựng Quy trình nghỉ việc CHUYÊN NGHIỆP

Trong bối cảnh nhân viên nghỉ việc ngày càng phổ biến, liệu doanh nghiệp của bạn đã có một quy trình nghỉ việc đủ chuyên nghiệp đảm bảo sự chuyển giao mượt mà chưa? Người trong nghề nhân sự hay gọi đó là Offboarding.

Offboarding không chỉ là thủ tục, nó còn phản ánh văn hóa doanh nghiệp, bảo vệ tài sản và danh tiếng của bạn. Làm sao để xây dựng một quy trình offboarding chuyên nghiệp? Qua bài viết này, Học Thực sẽ giúp bạn giải đáp!

1. Offboarding là gì?

Offboarding là quy trình chính thức khi nhân viên rời khỏi doanh nghiệp. Nó bao gồm các bước như thu hồi tài sản, hoàn tất giấy tờ, chuyển giao công việc và tổ chức buổi chia tay nhân viên. Một quy trình offboarding chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì danh tiếng, mà còn tạo ấn tượng tốt đẹp với nhân viên ra đi, giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài với họ.

2. Tại sao doanh nghiệp nào cũng cần có quy trình offboarding?

Khi một nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp sẽ đối diện với một số rủi ro. Chẳng hạn như những dự án còn dở dang, bảo mật thông tin, v.v. Cũng giống như một bộ máy đang hoạt động trơn tru, khi một bánh răng biến mất, chúng ta sẽ cần đến sự thay thế để hệ thống không bị trì trệ, thậm chí hỏng hóc.

Thiếu đi quy trình offboarding hợp lý, nhân viên và doanh nghiệp đều dễ gặp phải các vấn đề về quyền lợi, pháp lý. Mối quan hệ giữa nhân viên và tổ chức cũng sẽ bị ảnh hưởng. Và việc giữ gìn danh tiếng chính là việc mỗi công ty cần làm để có thể thu hút nhân lực mới và giữ chân nhân lực hiện tại.

Nhìn chung, lợi ích của offboard là:

• Giảm thiểu rủi ro bảo mật (quyền truy cập của nhân viên vào các tài khoản công ty).
• Ngăn chặn các vấn đề pháp lý (tranh chấp hợp đồng, bồi thường, v.v.)
• Nhận thông tin phản hồi để cải thiện chất lượng từ bước tuyển dụng, đào tạo đến quy trình làm việc
• Hỗ trợ bàn giao công việc
• Công ty có thể tìm sự thay thế nhanh và hợp lý hơn
• Hỗ trợ nhân viên mọi cách có thể
• Nhân viên có thể chia tay công ty trong hoà bình

Thật vậy, nghiên cứu của Aberdeen cho thấy chỉ 29% các doanh nghiệp sở hữu quá trình offboard hợp lý. Và những công ty có sự đầu tư nhất định vào một quy trình offboarding chuyên nghiệp có tỷ lệ kết nối và giữ chân nhân viên cao hơn rất nhiều.

3. Quy trình xây dựng Offboarding chuyên nghiệp

Giai đoạn 1: Xử lý thông tin nghỉ việc

Soạn thảo hồ sơ chấm dứt hợp đồng: Sau khi đi đến quyết định cuối cùng và nhận được đơn xin thôi việc của nhân viên, bộ phận nhân sự phải lập ngay hồ sơ chấm dứt hợp đồng để gửi cho nhân viên.

Lên lịch phỏng vấn xin nghỉ: Đây là cuộc trò chuyện cuối cùng của nhân viên với doanh nghiệp. Lý do của cuộc họp này là để thảo luận về những nhận xét của người lao động trong quá trình làm việc tại công ty, những cảm nhận về vị trí, khối lượng công việc hay những điểm còn khuất tất giữa hai bên.

Thông báo cho các nhân viên còn lại: Một nhân viên rời đi thường tạo ra rất nhiều lời bàn tán. Đặc biệt là đối với những nhân viên chiếm giữ những vị trí quan trọng trong tổ chức. Vì vậy, các công ty cần nhanh chóng và công khai thông báo cho các nhân viên khác để tránh trường hợp có những tin đồn thất thiệt xung quanh vấn đề này, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của tổ chức và lòng tin của các thành viên công ty.

Giai đoạn 2: Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu, thủ tục liên quan

Xem xét hợp đồng và điều khoản bảo mật: Đây là hai tài liệu quan trọng mà người lao động ký với công ty trước khi bắt đầu làm việc. Vì vậy, bộ phận nhân sự phải kiểm tra cẩn thận để đảm bảo rằng đã thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng. Đồng thời, nó bảo vệ các thông tin quan trọng của công ty.

Thủ tục về lương, phúc lợi, thuế hay bảo hiểm: bộ phận nhân sự cần giải quyết những vướng mắc này trước khi nhân viên nghỉ việc. Công ty cần đảm bảo rằng mình đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về lương thưởng, thuế và bảo hiểm,…

Vì đây là chủ đề nhạy cảm, có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ của bên sau này.

Giai đoạn 3: Lập kế hoạch cho việc bàn giao

Để việc chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm diễn ra thuận lợi, không làm gián đoạn công việc của các bên liên quan. Công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng một kế hoạch chi tiết cho việc bàn giao công việc.

Có rất nhiều việc phải làm để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ như: tìm kiếm và xác định người thay thế, lập kế hoạch cho các buổi đào tạo, chuẩn bị tất cả các hồ sơ, tài liệu hoặc công cụ làm việc,…

Giai đoạn 4: Tiến hành phỏng vấn thôi việc

Chuyển giao thiết bị công ty và dọn dẹp tài sản cá nhân: Các công ty ngày nay hầu như đều rất ủng hộ nhân viên trong việc cung cấp các thiết bị công nghệ hay phụ kiện hỗ trợ công việc của họ.

Do đó, khi kết thúc hợp đồng với người lao động, công ty phải đảm bảo thu hồi đầy đủ các thiết bị như máy tính xách tay, điện thoại, thẻ ra vào công ty, thẻ giữ xe, thẻ tín dụng, chìa khóa, đồng phục.

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu: Nhân viên cần có hệ thống, sắp xếp thứ tự các tài liệu liên quan đến công việc mà họ đang nắm giữ. Ghi nhãn các tài liệu này một cách rõ ràng để nhân viên hoặc quản trị viên thay thế có thể dễ dàng truy cập.

Giai đoạn 5: Thu hồi các tài khoản nội bộ, hủy bỏ quyền truy cập

Sau khi một nhân viên nghỉ việc, bộ phận nhân sự cần phối hợp ngay với bộ phận IT để nhanh chóng đóng tài khoản email hoặc thay đổi mật khẩu các tài khoản công ty khác mà nhân viên này có thể truy cập. Việc trì hoãn vấn đề này có thể gây ra vấn đề và ảnh hưởng tiêu cực đến công ty.

Một số việc cần làm trong giai đoạn này là:

• Loại bỏ quyền truy cập vào email cũng như các hệ thống và nền tảng nội bộ khác.
• Thay đổi mật khẩu cho bất kỳ tài khoản công ty nào mà nhân viên có quyền truy cập.
• Chuyển hướng cuộc gọi và email đến nhân viên mới.
• Xóa nhân viên cũ khỏi các ứng dụng lịch của công ty.
• Nếu nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng hoặc nhà cung cấp, công ty phải liên hệ ngay với họ để thông báo về sự thay đổi này.

Giai đoạn 6: Kết thúc quy trình nghỉ việc

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, việc chúng ta nên làm bây giờ là tổ chức một bữa tiệc chia tay thật đẹp để lưu giữ những kỉ niệm đẹp giữa hai bên. Hãy cho nhân viên biết đóng góp của họ cho tổ chức quan trọng như thế nào và tổ chức sẽ luôn làm bất cứ điều gì cần thiết để giữ cho mối quan hệ này gần gũi và cá nhân nhất có thể.

Đồng thời, hãy chủ động đề xuất gửi thư giới thiệu đến bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào khác để giúp nhân viên nhanh chóng tìm được điểm đến mới cho sự nghiệp của mình.

4. Lợi ích của việc xây dựng quy trình offboarding

Một quy trình offboard được xây dựng bài bản mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp như sau:

• Đảm bảo công việc liền mạch: Chuyển giao kiến thức, trách nhiệm và dữ liệu công việc rõ ràng, giảm thiểu xáo trộn. Duy trì hiệu suất làm việc của đội nhóm khi không bị đứt, liền mạch khi nhân viên cũ ra đi.
• Tăng cường tính cam kết của nhân viên: Nhân viên được offboarding bài bản sẽ thấy hài lòng, giảm nguy cơ có ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp sau khi đi. Đồng nghiệp ở lại thì thấy quy trình công bằng và chuyên nghiệp, tăng sự gắn bó với công ty.
• Bảo mật thông tin và giảm rủi ro pháp lý: Kịp thời thu hồi quyền truy cập tài khoản, tài sản số, đặc biệt là các dữ liệu quan trọng… Công ty giảm được nguy cơ rò rỉ thông tin. Đảm bảo tuân thủ các quy định bảo mật pháp lý.
• Xây dựng uy tín thương hiệu: Vì công ty gửi đi thông điệp là doanh nghiệp quan tâm đến từng nhân viên, ngay cả khi họ rời đi. Củng cố được hình ảnh doanh nghiệp như một nơi làm việc chuyên nghiệp, đáng tin cậy.

Xây dựng quy trình Offboarding chuyên nghiệp không chỉ giúp bảo vệ danh tiếng doanh nghiệp mà còn tạo ấn tượng tích cực với nhân viên. Một quy trình tốt sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên cũ.